Estou com o piranha. Deixo aqui umas dicas para a organização:
- Abertura de trilhos, limpeza de caminhos, construção de passagens/pontes: Para além do tempo, exige gastos com combustível, materiais, etc. Comecem cedo e vão mostrando à malta o que andam a fazer.
- Marcações: Gastos com cal, material para fazer setas, ou fitas (não pensem que são baratas).
- Contactos com entidades oficiais e não oficiais: câmaras, bombeiros, polícia, patrocinadores, fornecedores... Muita paciência. Lembrem-se que quantos mais patrocinadores arranjarem mais barato fica o passeio.
- É cronometrado? Arranjem uma equipa do grupo para fazer isso. Se não contactem uma empresa especializada (mais custos).
Preparem ainda dinheiro para: Seguro, reforços (não esquecer muitas paletes de águas) .
- Inscrições: É por transferência? Sai mais barato mas preparem horas a fio para verificar os comprovativos. Por referência multibanco dá menos trabalho mas juntem mais esse custo (julgo que entre 0,70 e 1€ por cabeça).
- Dorsais: Arranjem patrocinador senão é mais esse custo.
- Publicidade: Facebook, site, forumbtt, cartazes... Custos prováveis: pagamento ao forumbtt, impressão/design do cartaz, alojamento do site.
- Almoço: pensem lá no que é preciso para arranjar almoço para 200 ou 300 camelos.
E ainda (que já me cansa)... estacionamentos, placas a indicar os banhos/secretariado/etc, arranjar malta para os cruzamentos, prémios, licenças e seguros (muito importante).
Boa sorte